среда, 9 марта 2011 г.

Портфель CISO \ Проведение презентаций. Часть 2

Доделал вторую часть статьи по проведению презентаций. Она является логическим продолжением первой части, в которой был описан процесс подготовки презентации, и посвящена непосредственно выступлению перед аудиторией.

6. Организация выступления

Грамм имиджа весит столько же, 
сколько и тонна проделанной работы
Лоренс Питер

Процесс презентации разворачивается во времени и по закону композиции (мы говорили об этом ранее, в разделе про подготовку презентации): пролог, основная часть, кульминация, и эпилог. Однако существует еще одна модель, применение которой практически в любой презентации повысит Ваши шансы на успех. Эта модель включает в себя четыре последовательных этапа, каждый из которых имеет определенную задачу:

1. Привлечь внимание. На этом этапе Вам нужно сделать все необходимое, чтобы обратить на себя внимание слушателей.

Очень важны первые секунды Вашего появления перед аудиторией. Именно в этот момент аудитория составит свое первое впечатление о Вас. Чтобы аудитория восприняла Вас как энергичного, целеустремленного человека ваши движения должны быть четкими, энергичными, законченными.
Совет 6. Позаботьтесь о своем внешнем виде и выборе правильной интонации (для деловой аудитории лучше всего подойдет нейтральная, наполненная энтузиазмом интонация). Дело в том, что первое впечатление при встрече с новым человеком создается у нас в основном за счет визуального и аудиального каналов: 55% информации мы получаем через глаза и 38% – через уши (тон голоса, тембр, темп речи, дикция, интонация). Лишь затем мы обращаем внимание на смысл сказанного: только 7% от всего объема информации первого впечатления составляет информация вербального характера. Помните об этом, и заполняйте все каналы восприятия той информацией о себе, которая будет работать на достижение Вашей цели.
Выйдя на позицию выступления, не торопитесь сразу начинать говорить… Возьмите небольшую паузу, в течение 3-5 секунд посмотрите на аудиторию, установите контакт глазами, ответьте легкой улыбкой тем, кто смотрит доброжелательно, легким кивком поздоровайтесь с теми, кого узнали. Важно, чтобы как можно больше людей в зале почувствовали Ваше личное отношение к ним.

Следом за этим произнесите слова приветствия, представьтесь. По большому счету неважно, какими именно будут Ваши первые слова, поскольку в эти секунды вас оценивают не по смыслу слов, а по вашим голосовым характеристикам, которые являются источником информации о Вас, как о человеке. Кроме того на первом этапе очень важно создать положительный эмоциональный фон – скажите несколько комплиментов, просто добрых слов, выразите благодарность.

Теперь Вам нужно взять в свои руки нити управления презентацией, принять на себя роль хозяина ситуации. Закрепить это можно, например, предложив аудитории выполнить какое-либо простое действие - предложите пересесть поближе тем, кто занял места слишком далеко, или попросите закрыть дверь того, кто сидит недалеко от нее. Важно, чтобы действие не требовало больших усилий, а Ваша просьба звучала доброжелательно.
Совет 7. Несколько простых приемов, чтобы привлечь внимание аудитории в самом начале презентации:

  • Выразительное заявление. Скажите, что Вы испытываете жгучий интерес к тому, как отреагирует аудитория на следующие слова… в течение трехсекундной паузы после этой фразы Вы увидите глаза большинства участников презентации, обращенные на Вас.
  • Свежая новость по теме презентации. Особенно если вы владеете действительно важной и ценной информацией, например, информацией о принятии нового закона, сведениями о произошедшем недавно инциденте, статистическими данными и т.п.
  • «Вброс мяча» в аудиторию. Сообщите, что перед началом презентации Вы, беседуя с участниками, встретились с разными точками зрения по теме презентации, и хотели бы прояснить для себя некоторые вещи… Предложите в начале встречи обменяться репликами участникам, а затем перехватите инициативу и развивайте тему по своему плану.
2. Вызвать интерес. Теперь Вам следует назвать цель презентации, указать, какие результаты Вы хотите получить. Чтобы слушатели ощутили живой интерес к предмету Вашей презентации, обязательно скажите о том, что даст им Ваша презентация, как она поможет им решить их проблемы. Здесь Вам пригодятся те ключевые слова и фразы, которые вы заготовили на этапе подготовки сценария презентации.

К примеру, если Ваша презентация посвящена защите бюджета на проект по ИБ, сообщите о существующих проблемах и сложностях, которые будут решены по результатам проекта. Укажите, как результаты проекта отразятся на слушателях, какие они получат преимущества. Ваши слушатели должны понять, что это не только Ваша проблема, что она существует и у них.

3. Передать информацию и пробудить желание. На этом этапе Вам нужно передать аудитории основную часть информации, вложить ее в головы слушателей. Сообщите о способах решения указанной Вами на предыдущем этапе проблемы. Если проблема решается внедрением нового продукта, объясните, как этот продукт решит данную проблему, рассказывайте об этом продукте только в контексте решения именно этой проблемы, не нужно подробно рассказывать обо всех его возможностях. Если же Ваша презентация посвящена защите бюджета, покажите, какую компания получит выгоду и каким образом.

Перечисляйте достоинства и преимущества сверху вниз – от наиболее важных к менее важным. Но не нужно при этом слишком углубляться, рассказывая о мелких достоинствах и деталях, не имеющих существенного значения. Сконцентрируйте внимание слушателей на главном и действительно важном. Говорите не о своих проблемах и задачах, а о нуждах аудитории.

Следует четко структурировать свою речь, сделать изложение последовательным. Говорить следует достаточно простыми, короткими и однозначными предложениями, делая небольшие паузы после важных фраз, чтобы слушатели успевали осознать их смысл. Вы должны пробудить у слушателей желание, мотивировать их, направить их энергию в нужную Вам сторону – утвердить проект, выделить средства, подписать документ и т.п.
Совет 8. В процессе выступления старайтесь удержать то внимание, которое было завоевано Вами в начале. Для этого Вам нужно быть интерактивным, ведь интерактивность – лучший способ привлечения внимания. Задавайте Вашим слушателям вопросы (хотя бы риторические). Если Вы видите, что они устали, заставьте их посмеяться, удивите их чем-нибудь. Важно чтобы наладилось взаимоотношение между Вами и Вашими слушателями, тогда они сосредоточатся на Вашем выступлении, а не на своих мыслях. При этом Вам будет значительно проще донести до слушателей важную информацию.
4. Подвести итоги и побудить к действию. Самая запоминающаяся часть выступления – это самое начало и самый конец. Поэтому подведение итогов крайне важно. Но подведение итогов – это не просто перечисление всего того, о чем Вы уже говорили (хотя это тоже нужно сделать, но очень кратко, коснувшись лишь ключевых моментов). Нужно сконцентрировать внимание слушателей на той пользе, которую они получат, сделав то, что Вы говорите. Обязательно свяжите сказанное Вами с той ситуацией, в которой в данный момент находятся слушатели, покажите, как полученная от Вас информация может быть использована ими. Дайте перспективу, покажите, что будущее участников полностью определяется тем, какие решения они принимают сегодня.

Чтобы гарантировать, что энергия слушателей пойдет по нужному Вам руслу, Вы формулируете призыв – побуждение к действию, точно определяя, какие действия будут желательны и необходимы, чтобы оказаться в этом привлекательном будущем. Разумеется, это должны быть именно те действия, которые выгодны Вам в рамках решения той основной задачи, ради которой Вы и проводите презентацию.

Не забудьте поблагодарить Ваших слушателей. Это оставит хорошее впечатление о Вас, как о человеке.

На этом Ваша презентация, по сути, закончена, но остался еще один важный момент – нужно открыть пространство для дальнейших контактов. Спросите «какие у вас вопросы?» (на вопрос «есть ли у вас вопросы?» чаще всего отвечают «нет!»), укажите, где и как слушатели могут получить дополнительную информацию о предмете презентации (или о Вас), договоритесь о дальнейших шагах, встречах и т.д.

7. Процесс выступления

Важно не то, что вы говорите, а то, что они слышат
Рэд Ауэрбах, Boston Celtics

В процессе выступления помните, что в центре внимания аудитории – Вы, а не Ваши слайды. Никогда не читайте по бумажке или с экрана – письменная речь монотонна и менее насыщена эмоционально. С экрана Ваши слушатели смогут все прочитать и без Вас. То, что говорите Вы, должно быть дополнением к слайду, развитием основных мыслей, кратко указанных на слайде. Если Вы не уверены, что хорошо помните весь материал, возьмите с собой свои записи – в случае необходимости Вы сможете заглянуть в них и продолжить выступление.

Не стойте на одном месте, засунув руки в карманы или скрестив их на груди. Тем более, не сидите за кафедрой. Перемещайтесь по залу, медленно и уверенно, не забывая при этом про контакт глазами со слушателями. Пусть Ваши слушатели следят за Вами. Останавливаясь, принимайте расслабленную позу, жестикулируйте, подчеркивая то, что Вы говорите. Это может потребовать предварительной тренировки, но результат того стоит.
Совет 9. Когда Вы говорите, встречайтесь глазами со слушателями. Идеальное время для удерживания взгляда на одном человеке – 6 секунд. Это притягивает, но не пугает.
Если есть возможность создания визуального образа или запоминающейся, либо упрощающей понимание аналогии – пользуйтесь этим, но соблюдайте меру. Схемы процессов, диаграммы, графики, созданные непосредственно во время выступления, запомнятся гораздо лучше, чем картинка на слайде, и будут более понятны слушателям. Поэтому, если в процессе выступления у Вас будет возможность пользоваться флипчартом (или иным аналогичным инструментом), не пренебрегайте ей.
Совет 10. Помните, что гораздо важнее КАК Вы рассказываете, чем ЧТО Вы рассказываете.
Выделите самую основную мысль Вашей презентации (одну, но самую главную), которую Вы хотите, чтобы слушатели услышали, поняли и запомнили, и проговорите ее в ходе выступления не менее трех раз. Но старайтесь не пытаться манипулировать аудиторией (если Вам, конечно, необходимо долгосрочное сотрудничество и чистая репутация), манипуляции ненадежны и краткосрочны. Единственным надежным средством убеждения являются грамотные аргументы. Очень важно понимать, что приводя их Вам нужно убедить не себя, а Вашу аудиторию.

Обязательно учитывайте уровень аудитории. Если Вы выступаете перед руководством, минимизируйте использование специальной терминологии и не углубляйтесь в технические детали. Иначе Ваши слушатели будут плохо понимать Вас, они будут постоянно переспрашивать, а Ваши постоянные пояснения будут похожи на оправдания, что снизит доверие. Либо слушатели вообще потеряют нить Ваших рассуждений и перестанут Вас слушать. Однако если Вы выступаете перед профессионалами в области ИБ или ИТ, не рассказывайте им очевидные вещи – они просто не будут слушать Вас.

Пользуйтесь вторым правилом Гая Кавасаки, которое говорит о том, что презентация не должна продолжаться более 20 минут. После этого времени Вам будет все сложнее удержать внимание слушателей, а слушателям будет все труднее запомнить и понять то, о чем Вы говорите. Даже если у Вас очень много информации, постарайтесь уложиться в это время, сосредоточившись в своем выступлении на самом главном. Всю остальную информацию Вы можете, например, предоставить слушателям в качестве раздаточного материала, который они внимательно изучат, если Вы сможете их заинтересовать в ходе своего выступления. Если у Вас есть более 20 минут времени на презентацию, лучше оставьте дополнительное время для обсуждения и ответов на вопросы.

Учитывайте, что новая информация или информация, изменяющая существующие представления или привычные для слушателей подходы, всегда будет создавать проблему для выступающего. Лишь незначительная часть людей любит исследовать новое, остальные предпочитают привычное и проверенное. Поэтому у большинства людей сначала возникает негативная реакция на все новое, поскольку они чувствуют угрозу, страх потери чего-то привычного, конкуренцию и неудобство от попадания в незнакомые условия. Чтобы преодолеть эти препятствия, лучше всего начать презентацию с тех вещей, которые известны слушателям, и затем постепенно добавлять новшества, переходя от старого к новому. Не рассчитывайте на то, что Вам удастся сразу всех переубедить, Ваша задача – заставить людей думать.
Совет 11. Если не все слушатели смогут присутствовать на Вашей презентации и Вы планируете отправить им свою презентацию в виде файла, позаботьтесь о том, чтобы сделать аудио- (или видео-) запись своего выступления и приложите ее к отправляемым материалам.

8. Обработка возражений

Сначала они тебя игнорируют, 
потом начинают над тобой смеяться, 
потом начинают на тебя нападать, 
потом ты становишься победителем
Махатма Ганди

В случае если из зала Вам поступает возражение или острый вопрос, следует помнить, что внимание в первую очередь надо уделить человеку, который его задал. Почему он задает вопрос или делает некое утверждение? Потому что для него это действительно важно, он как бы делится с Вами и аудиторией своим сомнением, беспокойством, озабоченностью. Если воспринимать это не как нападение, а как просьбу о помощи, справиться с таким возражением или вопросом будет легче. Важно не пытаться спорить с оппонентом, убеждая его в своей правоте, нужно принять его точку зрения и поделиться с ним информацией.

Для обработки возражений применяйте четырехшаговую модель.

1. Выслушайте. Буквально. Дайте человеку сказать до конца, выразить свою мысль – у Вас будет больше информации о сути возражения или вопроса, а человек сможет высказаться и отчасти получит эмоциональное облегчение.

2. Уточните понимание. Проявите интерес к деталям, заострите Ваш вопрос на понимании тех аспектов проблемы, решение которых Вам точно известно, переформулируйте вопрос таким образом, чтобы Вам было удобнее с ним работать.

3. Выразите приятие. Сообщите о своих чувствах, о том, что Вы разделяете его озабоченность и беспокойство по данной проблеме, выразите уверенность, что для Вас эта тема также приоритетна. Присоединитесь к возражающему в эмоциях, но не присоединяйтесь по сути возражения, иначе это будет выглядеть как капитуляция.

4. Отвечайте на возражение, приводя факты, аргументы, информацию о существующих способах решения проблемы. Благодаря предыдущим шагам эта информация будет воспринята как помощь, а не как противостояние. Аргументы, которыми Вы пользуетесь для упрочения своей позиции, должны отвечать нескольким обязательным требованиям.
  • Достоверность. Информация должна быть проверенной.
  • Указание на источник. Дайте ссылку на ресурс, автора, организацию, откуда вы получили информацию.
  • Ничего личного. Аргумент должен быть сфокусирован на сути высказывания, недопустимо обращать оружие аргументации против личности оппонента.
  • Наглядность. Любая возможность проиллюстрировать смысл аргумента должна быть использована. Графики, диаграммы, модели, фотографии с места событий – все может пойти в ход, если это поможет восприятию аргумента.
  • Доступный язык. Важно следить за использованием понятных аудитории слов и выражений.
Совет 12. Правило предъявления аргументов: от сильного к еще более сильному и затем к самому сильному.
Если в зале есть «умный слушатель», который лучше всех на свете знает тему, о которой Вы говорите, попросите его выйти и поделиться с аудиторией своими знаниями. Если он выйдет и поделится, Вам следует поблагодарить его за это, а затем упомянуть полученную информацию при подведении итогов. Но скорее всего «умный слушатель» предпочтет остаться на месте и не будет мешать Вашему дальнейшему выступлению.

9. Наиболее распространенные ошибки

Не бывает глупых слушателей. 
Если кто-то чего-то не понимает, 
значит, вы не смогли это до него донести.
Харви Голуб, American Express

Самой распространенной ошибкой презентации является ее чрезмерная детализация и насыщенность ненужными подробностями. Не забывайте, что человек способен запомнить не более 20% всего услышанного за последние два дня, а если Вы создадите информационный хаос в его голове, то этот процент значительно уменьшиться.

Не менее распространенной ошибкой является уход в теорию, положение дел в мире и мировую практику. Чаще всего такая информация бесполезна для слушателей. Обычно слушателей интересуют практические вопросы и их реализация именно в условиях российской действительности. Если у Вас нет такой информации, постарайтесь использовать в рамках своей презентации другие аргументы.

Качествами, которые могут помешать успешной презентации, являются:
  • Ожидание очевидного. Оно заключается в позиции «я знаю, что мне скажут» или, еще хуже, «я знаю, что денег на проект все равно не дадут». Это типичный пример предубеждения. Если Вы считаете, что презентация провалится и цели достичь не удастся, можете быть уверены, так и будет. Если Вы ожидаете какого-то конкретного развития событий, Вы будете подсознательно вести себя соответствующим образом, к тому же Вы не будете готовы к неожиданным обстоятельствам и поворотам событий.
  • Неуверенность в себе имеет отношение к личностным характеристикам. Неуверенность – плохое подспорье при проведении презентации. Не будучи уверенным в себе, трудно аргументировать и использовать элементы убеждающего воздействия.
  • Конформизм. Плохое качество при проведении презентаций, направленных на принятие того или иного решения. Оно сводит любой диалог к соглашательству, что не позволит достичь целей презентации даже при возникновении незначительных разногласий с аудиторией.
Утешительный факт. Если Вы сильно волнуетесь и полагаете, что страх написан у Вас на лице, то Вы ошибаетесь. Как правило, слушатели абсолютно не замечают страданий выступающего.

При подготовке статьи использованы следующие материалы:
Дополнительные ссылки по теме:

Комментариев нет: