воскресенье, 21 марта 2010 г.

Портфель CISO \ Проведение презентаций. Часть 1

Недавно послушал интересную лекцию Елены Чистяковой "Навыки эффективного общения", в которой одна из тем была посвящена проведению презентаций. Хочу поделиться с Вами основными моментами этой лекции, которую я взял за основу данной статьи. Также я добавил полезную информацию по данной тематике, собранную мной за последние несколько лет, а также некоторые вещи из личного опыта.

Здесь представлена первая часть статьи, посвященная процессу подготовки к проведению презентации.


1. Сформулируйте цель презентации

Кто не знает, куда идет, вероятно, придет не туда
Лоренс Питер

Цели презентаций по ИБ можно условно разделить на четыре группы:
  • принятие решения (документа, процесса), 
  • выделение средств (на проект ИБ), 
  • повышение осведомленности, 
  • доведение до сведения (фактов, результатов работы). 
Для начала определите, к какой группе относится Ваша презентация. От этого будет в значительной степени зависеть ее содержание и само Ваше выступление.
Любая презентация является событием, смысл которого – привнести что-то новое в жизнь слушателей, стать катализатором изменений в мыслях и действиях людей, составляющих аудиторию. Презентация не может быть вещью в себе, это инструмент по изменению ситуации.

Цель презентации легче сформулировать, следуя приведенным ниже правилам.

1. Запланируйте конкретный результат презентации. Что именно вы хотите добиться по итогам презентации?

2. Свяжите этот результат с решением основной задачи. Результат презентации не имеет ценность сам по себе, ее смысл лежит на более высоком уровне. Определите для себя, куда будет встроен результат презентации, как вы будете его использовать, частью какого высокоуровневого решения (проекта) он является?

3. Предусмотрите интересы аудитории. Вы обязательно должны понять, в чем состоят интересы Вашей аудитории, поставьте себя на их место, чтобы почувствовать их мотивацию для принятия нужного вам решения. Например, если вы готовите презентацию для руководства, помните, что основная цель любого бизнеса – получение прибыли, а не обеспечение безопасности. Продумайте, как предмет Вашей презентации отразится на бизнес-процессах компании, сможет ли он сократить убытки или расходы, вывести на рынок новые продукты. Крайне желательно оценивать это влияние количественно.
Совет 1. Обязательно запишите цель презентации. Во-первых, это заставит Вас лучше продумать и четче сформулировать эту цель. А, во-вторых, это мощный психологический фактор, который обеспечит устойчивость Ваших намерений и неоднократно пригодится во время выступления – Вам проще будет приводить аргументы и выстраивать структуру своего выступления так, чтобы это было направлено на достижение намеченной Вами цели.

Совет 2. Учтите две особенности постановки цели, которые помогут ее достичь. Формулируйте цель положительно (без частицы «не», которую наш мозг не воспринимает) и так, как будто она уже достигнута.


2. Учтите особенности аудитории и время

Каждый слышит лишь то, что понимает
Иоганн Вольфганг Гёте

Обдумывая будущую презентацию, обязательно учтите, кто будет Вас слушать. Восприятие и реакция на одни и те же слова и действия у разных категорий слушателей могут быть диаметрально противоположными. Вам нужно учесть возраст и пол ваших слушателей, социальную группу, к которой они принадлежат, сферу их интересов, выгоды, которые преследует большинство из них…

Также нужно выбрать наиболее подходящее время для презентации. Если вы не можете повлиять на выбор времени, учтите назначенное время. Установлено, что в вечернее время у человека повышается эмоциональность, и лучше работает образное, метафорическое восприятие, а также восприятие, основанное на обращении к чувствам. В связи с этим, вечернее время лучше подходит для выступления перед аудиториями, состоящими из женщин, пожилых людей, используя при этом элементы убеждения и эмоциональные доводы. В утреннее и дневное время лучше работает логическое мышление и восприятие цифр, фактов, аргументов. Утро и день – лучшее время для презентаций перед мужскими коллективами, рациональными людьми средних лет, привыкшими мыслить логически. При этом нужно опираться на факты и точные данные.

Таким образом, возвращаясь к ИБ, можно сказать, что презентации, направленные на принятие решений или выделение средств лучше проводить в утреннее или дневное время, если у Вас есть точные количественные данные. Если количественных данных нет, и Вы хотите, чтобы Вам просто поверили, то такие презентации лучше проводить в вечернее время. Презентации, направленные на повышение осведомленности, целесообразно проводить в вечернее время, так как на них Вы будете в большей степени обращаться к чувствам и эмоциям слушателей, заставляя их поверить Вам и следовать в дальнейшем Вашим рекомендациям. С другой стороны, презентации, направленные на доведение до сведения информации, лучше проводить в утреннее или дневное время, так как на них Вы будете сообщать о конкретных фактах, приводить количественные данные и т.п.


3. Подготовьте презентацию

Роман создавался в течение двух лет; 
сценарий - полгода; еще год ушел на 
съемки; и все это для того, чтобы 
зритель спокойно поспал полтора часа
Александр Фюрстенберг

Приступая к подготовке презентации, выделите для себя следующие три шага в этой работе:

Шаг первый: написание сценария

Сценарий – это лексический каркас Вашей презентации. Запишите те слова, которые обязательно должна услышать Ваша аудитория, ключевые фразы, которые подчеркнут основную мысль Вашей презентации. Запишите сравнения, метафоры, цитаты и анекдоты, которые вы при случае используете в процессе выступления. Запишите те термины и специальные слова, употребление которых будет уместно перед данной аудиторией (на основе их принадлежности к определенной социальной группе или профессиональной области).
Совет 3. Помните, что в рамках презентации Вы должны сообщить Вашим слушателям не все, что Вы сами знаете о предмете презентации, а только то, что ИМ необходимо знать. Не больше и не меньше.

Совет 4. Проще отобрать материал для презентации, ответив себе на вопрос: что именно я могу высказать в течение отведенного времени моей целевой аудитории для достижения намеченной мною цели?
Любая презентация сочетает в себе элементы информирования и влияния. Баланс этих двух составляющих выбирается согласно цели презентации, учитывая при этом время проведения презентации и категорию слушателей (см. выше). Если Вам важно только донести до аудитории информацию, и Вы не ставите своей целью побудить их к немедленному действию, в Вашей презентации будет преобладать информационная составляющая. Примером может быть презентация к внутреннему совещанию рабочей группы. В случае, когда вы хотите, чтобы аудитория приняла Вашу точку зрения и на эмоциональном уровне последовала за Вами, презентация должна быть насыщена элементами убеждающего воздействия. Такая презентация может потребоваться, например, для утверждения руководством неких концептуальных решений, стратегий и т.п. Другая ситуация, если Вы проводите презентацию в рамках повышения осведомленности пользователей по ИБ, утверждаете у руководства новый проект по ИБ. В таком случае оптимальным будет насыщение презентации как информационными компонентами, так и убеждающими. На что будет сделан акцент в вашей презентации – подскажет верная формулировка цели.

Шаг второй: построение плана композиции 

Существует закон композиции, на котором основаны многие природные явления, произведения искусства и даже технологические процессы. Согласно этому закону, любой процесс начинается не сразу, а постепенно, с нарастанием интенсивности. Ваша презентация должна быть чем-то похожа на книгу, которая начинается с пролога, за которым идет основная часть, увенчанная кульминацией, а затем следует эпилог. Вы должны распределить, в какой момент, что именно Вы будете говорить.

Шаг третий: составление плана по времени ваших действий во время презентации 

Для разработки плана по времени (тайминга) удобно воспользоваться электронной таблицей. Общие рекомендации при этом таковы: на вступление отведите 20% от общего времени презентации, на основную часть - 65%, на кульминационный момент - 5%, и на завершение презентации - 10%.

При этом придерживайтесь нескольких простых правил, которые помогут Вам владеть вниманием аудитории во время Вашего выступления: презентация не должна длиться более 20 минут, рассмотрение одного логического блока – не более 6 минут, смена слайда – примерно каждые 3 минуты. Соблюдение этого правила "20 – 6 – 3" поможет держать фокус внимания аудитории на предмете Вашей презентации.


4. Оформите презентацию

В нашем кинематографе есть хорошие фильмы, 
которым не хватает качественных спецэффектов, 
и качественные спецэффекты, которым не хватает 
нормальных фильмов. Встретятся они когда-нибудь?
Автор неизвестен

Хотя в наше время некоторым это может показаться просто диким, но Вы можете вообще обойтись без подготовки презентации в виде традиционного набора слайдов в PowerPoint. Хорошо оформленные слайды, содержащие правильно подобранную информацию могут помочь слушателям лучше понять Вас, но они являются только одним из вариантов вспомогательных инструментов – они лишь иллюстрируют Ваш рассказ. Не менее эффективным инструментом (а часто даже более эффективным) является использование флипчарта (flipchart – презентационная доска), на котором Вы в процессе выступления записываете ключевые понятия, рисуете графики и диаграммы. Наглядные материалы, созданные Вами в процессе выступления слушатели запомнят лучше, чем слайды презентации.

Если Вы все-таки решили оформить свою презентацию в виде «традиционных» слайдов, придерживайтесь трех простых правил, перечисленных ниже.

1. При оформлении слайдов учитывайте, что на слайдах должно быть не более 5-7 пунктов, что связано с особенностями запоминания нашего мозга. Большее количество пунктов в рамках одного слайда будет значительно сложнее запомнить и понять. Пользуйтесь третьей частью правила Гая Кавасаки «10-20-30», которое гласит, что на слайде не должно быть текста, набранного шрифтом менее 30 пунктов высотой.

При распределении информации по слайдам учитывайте, что на этапе Вашего выступления смена слайдов должна происходить не чаще, чем раз в минуту (лучше – раз в три минуты). Более частая смена слайдов сильно утомляет.

Одной из основных ошибок при оформлении презентации является включение в слайды слишком большого количества пунктов и целых абзацев текста. Чаще всего эффект от таких презентаций минимален. Если Вам нужно донести много информации, сделайте отдельное раздаточное пособие (приложение), либо оформите дополнительную информацию в виде «примечаний» и отправьте слушателям файл с Вашей презентацией. Это особенно актуально, когда предполагается ознакомить с презентацией людей, которые по тем или иным причинам не смогут присутствовать на Вашем выступлении, но даже в этом случае наиболее правильным было бы сделать для них аудио (или видео) запись Вашего выступления.

В крайнем случае, если данное правило выполнить невозможно и Вам обязательно нужно включить в презентацию большой объем информации, лучше увеличьте количество слайдов, но не перенасыщайте информацией отдельные слайды. На одном слайде должна быть только одна мысль.
Совет 5. Чтобы проверить, что в Вашей презентации нет ничего лишнего, рассмотрите по отдельности каждый слайд и каждый пункт слайда, держа перед глазами написанную цель презентации. Подумайте, что произойдет, если его (слайд/пункт) убрать? Если Вы при этом обнаружите, что разрушилась вся система аргументации или доказательство стало недостаточно обоснованным, оставьте этот слайд (пункт). В противном случае смело убирайте его!
2. Стремитесь соблюсти первую часть правила Гая Кавасаки «10-20-30», которое гласит, что в презентации не должно быть более 10 слайдов. Постарайтесь выделить самые важные аспекты, которые Вы хотите донести до сведения Ваших слушателей. Это очень полезное и важное правило, которое позволит Вам сделать презентацию значительно более эффективной, выделив ключевые моменты из всего объема информации и сосредоточившись именно на них (что особенно важно при выступлении перед руководством и/или когда время Вашего выступления сильно ограничено). Например, в Вашей презентации по ИБ могут быть следующие разделы (слайды):
  1. Описание проблемы
  2. Ваше решение
  3. Модель процессов, связанная с Вашим решением
  4. Влияние решения на другие процессы
  5. Риски
  6. Что необходимо для реализации решения
  7. Преимущества для бизнеса
  8. Проектирование и ключевые этапы
  9. Статус и временная шкала
  10. Резюме и призыв к действию
3. Используйте в своей презентации «спокойные» шаблоны и не злоупотребляйте картинками клипарта. Используйте картинки, графики, диаграммы и таблицы в своих слайдах лишь тогда, когда это поможет более ясно проиллюстрировать Вашу мысль и позволит избавиться от большого объема текста. Картинки могут использоваться также для того, чтобы пробудить у аудитории определенные эмоции, оживить Ваше выступление, повысить восприимчивость и внимание слушателей.

Используйте анимацию и переходы последовательно и умеренно. Выбрав тот или иной вид перехода, придерживайтесь его на протяжении всей презентации. Бессмысленные картинки, яркие цвета, постоянные «наползания» текста и «перетекания» одного слайда в другой будут утомлять и отвлекать внимание аудитории от предмета Вашей презентации.


5. Подготовьтесь к выступлению

Упражнения рождают мастерство
Тацит Публий Корнелий

Если целью Вашей презентации (относящейся к сфере ИБ) является принятие какого-либо решения или выделение средств, попробуйте поставить себя на место Ваших слушателей и «продать» предмет Вашей презентации самому себе. Если окажется, что Вам что-то не нравится и Вы это не «купили» бы, не пытайтесь «продать» это кому-либо еще! Вам нужно вернуться в самое начало и проработать презентацию еще раз. Сосредоточьтесь на том, что делает Ваше решение (которое Вы «продаете») лучшим, на его наиболее выгодных особенностях и качествах. Подчеркните это. Вам совершенно необходимо самому верить в свое решение и точно знать, почему оно лучшее, чтобы «продать» его кому-то еще.

После подготовки презентации обязательно отрепетируйте свое выступление. Это очень поможет Вам при выступлении – Вы будете чувствовать себя гораздо увереннее. Лучше всего проговаривать презентацию не в одиночку – а человеку (не важно кому, главное чтобы он Вас слушал; скажите ему, что Вам очень важно его мнение и он будет внимательно слушать Вас).
Не пытайтесь заучивать всю речь Вашего выступления наизусть – даже если Вам это удастся, во время выступления это скорее только создаст лишние проблемы. Целесообразно как можно лучше запомнить и прорепетировать вступление и заключение, поскольку от вступления зависит то, с каким вниманием Вас будут слушать в течение всего выступления, а от заключения зависит какое впечатление оставит у слушателей Ваша презентация.

Если Вам сложно подобрать нужные слова, напишите несколько вариантов речи (и оставьте их дома). Нужные слова и фразы в нужный момент появятся сами. В крайнем случае, запишите отдельно ключевые моменты своей речи (а также цифры, даты и факты, которые сложно запомнить) и возьмите эти записи с собой - в случае необходимости Вы сможете заглянуть в них и продолжить свое выступление. В таком подходе нет ничего страшного.

При подготовке статьи использованы следующие материалы: 

4 комментария:

M комментирует...

Дмитрий, отличный материал! спасибо!

eagle комментирует...

Пожалуйста :)
Скоро будет вторая часть.

eagle комментирует...

Небольшой обучающий курс Ильи Петрова, стратега и креативного директора агентства LETO. В нем, кажется, перечислены основные проблемы большинства презентаций и даны советы как это все «вылечить»: http://www.slideshare.net/letoagency/keynote-powerpoint

Elxanr комментирует...

Выражаю огромную благодарность Вам. С тех пор как я узнал про ваш сайт вся моя работа идет отсюда.